Hoe zorg je dat 37 collega’s het wiel niet opnieuw uitvinden?

Ken je dat? Dat je binnen je eigen organisatie niet de informatie kunt vinden die je zoekt? Terwijl er toch veel geïnvesteerd is in systemen om informatie en kennis kunnen te delen. En wat doe je dan? Doordat je de informatie niet (snel) kunt vinden ga je het (net als ieder ander) zelf bedenken en de informatie opnieuw creëren en vastleggen. Dat kost veel tijd, geld, is best frustrerend en komt waarschijnlijk ook de kwaliteit niet ten goede. Hoeveel handiger zou het zijn als je zo’n informatievraag kan stellen aan een collega?

Iemand die jou goed kent, weet wat jouw werk inhoudt en daardoor jouw informatievraag goed kan interpreteren. Die de weg kent in de informatiesystemen van de organisatie. Die een goed netwerk heeft richting alle collega’s in de organisatie en daarmee snel de contactpersoon met de juiste kennis weet te vinden. Dat lijkt mij dus ook. Daarom pleit ik voor het aanstellen van een Kennismakelaar in iedere kennisintensieve organisatie groter dan 37 mensen.

Waarom vanaf 37?

Nu hoor ik je denken, waarom 37? Dat komt voort uit de volgende redenatie en grove berekening. Uit onderzoek van IDC in 2001 is gebleken dat een kenniswerker ongeveer 20% van zijn tijd besteed aan het zoeken van de juiste informatie. Uit dat onderzoek bleken drie belangrijke zaken:

Informatie is van levensbelang voor organisaties.
Kenniswerkers besteden tijd aan het zoeken naar informatie die soms niet direct vindbaar is.
Kenniswerkers verspillen tijd door informatie die ze niet kunnen vinden opnieuw te creëren.

Alleen al aan het tweede punt werd in 2001 meer dan 2,5 uur per kenniswerker per week gespendeerd. Dat was 12 jaar geleden. In de tussentijd is er 12 jaar (fors) geïnvesteerd in informatiesystemen en tools voor online samenwerking.

Lees verder op Frankwatching.