Eind 2007 hebben drie onderwijsinstellingen in de MBO-sector de handen ineen geslagen voor het ontwikkelen van een nieuw functioneel ontwerp (FO) voor een ict-systeem voor de kernregistratie van deelnemergegevens. Dit omdat de bestaande systemen zijn gebaseerd op verouderde technologie en nieuwe ontwikkelingen in het onderwijs niet konden worden ondersteund. In die periode is Hutspot gevraagd om dit project vorm te geven en, gebruikmakend van de kennis en kunde uit de drie instellingen, het FO te realiseren.

Voor deze opdracht heeft een Hutspot een on- en offline werkomgeving gefaciliteerd en het proces van het totstandkomen van het FO ontworpen. De (open) online werkomgeving is toen ingericht op basis van MediaWiki. Deze wiki is gemakkelijk in het gebruik, stelt deelnemers aan het project in staat om plaats- en tijdonafhankelijk te werken en geeft realtime inzicht in ieders bijdrage aan het project.

Lopende het project is de scope uitgebreid. Om suboptimalisatie te voorkomen is een onderwijsprocesmodel opgesteld waarin alle onderwijsprocessen zijn benoemd en geclusterd in 6 kernsystemen. Het Ministerie van OCW heeft vervolgens een subsidie beschikbaar gesteld waarna het Triple A netwerk verder is gegroeid tot 18 instellingen. Het netwerk bestaat uit mensen van de 18 onderwijsinstellingen, (kennis)instituten in de onderwijssector, IT- en organisatie-experts en freelancers. In totaal hebben er 100 tot 120 mensen gewerkt aan het realiseren van één gemeenschappelijke doelstelling: het maken van zes functionele ontwerpen voor ondersteunende ict-toepassingen voor het (V)MBO rekening houdend met de ontwikkelingen in het onderwijs, zoals de invoering van competentiegericht onderwijs, flexibilisering van het onderwijs en meer vraaggestuurd onderwijs.

Met het groeien van het netwerk, van 3 naar 18 onderwijsinstellingen (van 20 naar 120 mensen) en het ontvangen van een subsidie van OCW is het netwerk geformaliseerd in de Stichting Triple A.

Het vraagstuk

Met het uitbreiden van de scope van de opdracht ontstond voor Hutspot een nieuwe uitdaging ten aanzien van het creëren van een passende online werkomgeving rekening houdend met de volgende uitgangspunten:

•  Maak voor het MBO onderwijs 6 functionele ontwerpen (FO’s) voor ict-toepassingen op basis van de Triple A procesplaat.
• Gebruik kennis en kunde uit de onderwijsinstellingen om deze FO’s te maken
• Voldoe aan de subsidievoorwaarden

Bij het zoeken naar een passende online werkomgeving om deze doelstelling te realiseren heeft Hutspot de uitdaging vanuit de wisselwerking tussen drie invalshoeken benaderd; vanuit de wensen van de mensen die de FO’s moeten maken, vanuit de randvoorwaarden van de Stichting Triple A en met het uitgangspunt dat op het vlak van de techniek alles mogelijk is.

De wisselwerking tussen Mens en Organisatie

De mensen, die werkte aan de FO’s, waren niet vast in dienst van het netwerk en zijn afkomstig van de onderwijsinstellingen uit heel Nederland. Ze vlogen in en uit, afhankelijk van het inhoudelijke thema dat wel of niet van hen een bijdrage verlangde. Docenten, directeuren en medewerkers van de administratie, hebben samengewerkt aan het bedenken en produceren van de FO’s. Sommige periodes waren zij enkele dagen in de week in het netwerk actief, andere periodes even niet, op basis van hun specifieke expertise en achtergrond.

Als het gaat om een online werkomgeving dan willen deze mensen door de “organisatie” ontzorgd worden zodat zij hun werk kunnen doen en een bijdrage kunnen leveren. Daarnaast wilde deze mensen zekerheid ten aanzien van tijd, geld en ruimte. De Stichting Triple A is formeel opdrachtnemer en ontvanger van de subsidie van het Ministerie van OCW. Als zodanig heeft zij de verplichting om aan te tonen dat de subsidiegelden doelmatig en rechtmatig zijn besteed (p&c cyclus en tijdschrijven). Daarnaast wil de Stichting Triple A haar mensen maximaal faciliteren in de werkomgeving (mail, office, etc.).

De wisselwerking tussen Organisatie en Techniek

De online werkomgeving moet voor de Stichting Triple A qua functionaliteiten de hand geven aan de verplichte registraties in het kader van de doel- en rechtmatigheid en moet de mensen qua mail en office integratie maximaal faciliteren. Daarnaast heeft Stichting Triple A eisen ten aanzien van de huisstijl, het beheergemak en de bereikbaarheid en beschikbaarheid van de online werkomgeving. Dit is van belang gezien de zichtbaarheid in de sector, de focus op het doen van het werk (niet het onderhoud van de faciliteiten) en de wens om haar mensen plaats- en tijdonafhankelijk te laten werken. Op basis van deze organisatorische randvoorwaarden is er een “fit” tussen de eisen van de organisatie en sharepoint-functionaliteiten.

De wisselwerking tussen Mens en Techniek

Voor het uitbreiden van de scope en het formaliseren van het netwerk werkten de mensen van drie onderwijsinstellingen naar tevredenheid samen in de online omgeving gebaseerd op MediaWiki. Deze groep mensen van het eerste uur wilde dan ook vooral lekker blijven doen wat ze al deden. Zij wilden het werk van anderen kunnen zien (het open principe van de wiki) en vooral onbezorgd en ongestoord kunnen doorwerken (KISS; keep it simple stupid).  Met de MediaWiki voelde de mensen zich in staat gesteld op vol vermogen te kunnen werken.

De oplossingsstrategie

Uit de diagnose blijkt dat “Mens” (mensen uit de onderwijsinstellingen) en “Organisatie” (Stichting Triple A) andere wensen en eisen hebben ten aanzien van de online werkomgeving die gefaciliteerd wordt door de techniek. Tevens blijkt dat enkele uitgangspunten niet te verenigen zijn. Om tot een passende oplossing te komen moet een oplossingsstrategie worden bedacht die het meest bijdraagt aan het realiseren van de doelstelling van het project Triple A.

In deze case heeft Hutspot voor de “water bij de wijn” strategie gekozen. Dit is de best haalbare optie gezien de onderlinge beïnvloeding tussen de pijlers. In de Triple A case is ervoor gekozen om de mensen die de FO’s moeten maken centraal te zetten en die maximaal te faciliteren. Dit omdat de mensen van de aangesloten instellingen de belangrijkste bronnen van kennis waren bij het uitwerken van de FO’s.

In de aanpak voor het vervolg is de MediaWiki dé online werkomgeving geweest waarin 120 mensen van 18 onderwijsinstellingen hebben samengewerkt aan het realiseren van de zes FO’s. Sharepoint-functionaliteit is ingezet voor de interne (secretariële) ondersteuning van de Stichting Triple A. In het kader van de doel- en rechtmatigheid is er vanuit de Stichting Triple A een alternatieve oplossing gezocht voor de benodigde registraties. Dit is dus niet verder geïntegreerd in de online werkomgeving.

Het resultaat

Hutspot is inmiddels 2 jaar betrokken bij het project Triple A en het enthousiasme en de betrokkenheid van de deelnemende mensen uit de onderwijsinstellingen is enorm. De zes FO’s zijn, met behulp van de input van meer dan 120 mensen, binnen de gestelde tijd en binnen budget opgeleverd.

Het netwerk groeit nog steeds en de positie in de markt is stevig (het netwerk vertegenwoordigt ongeveer 200.000 deelnemers). Daarnaast is het een mooi voorbeeld van een langdurig initiatief in de onderwijssector dat in staat is om tussen denken (ideeën over toekomstig onderwijs) en doen (het maken van ontwerpen voor ondersteunende systemen) te schakelen.

De leerpunten

• Vraagstukken in Het Nieuwe Werken hebben drie belangrijke invalshoeken: de wensen van de mens, de eisen van de organisatie en de mogelijkheden vanuit de techniek
• Eerdere ervaringen van mensen ten aanzien van techniek speelt een zeer belangrijke rol bij het inventariseren van gewenste functionaliteiten
• De beperking zit niet in de techniek, in die zin dat er veel alternatieven zijn voor gewenste functionaliteiten
• De oplossingsstrategie moet gekozen worden op basis van de gestelde doelstelling en de fase van het project