Het doel van de samenwerking tussen de zes instellingen was tweeledig. Enerzijds committeerden zij zich aan het verder uitwerken van een functioneel ontwerp (FO) van een systeem dat flexibel onderwijs in al zijn vormen kan ondersteunen. Anderzijds constateerden de instellingen dat alleen een systeem niet voldoende is. Daarom hebben zij een programma van eisen (PvE) uitgewerkt voor een organisatie-inrichting die passend is voor het ondersteunen van verschillende vormen van flexibel onderwijs. Hutspot ontwierp het proces waarlangs het FO en PvE tot stand zijn gekomen, faciliteerde zowel offline als online de samenwerking tussen de instellingen en leverde een bijdrage aan de inhoud van zowel het FO als het PvE.

Proces

De mate waarin flexibilisering van het onderwijs wordt nagestreefd, heeft een sterke invloed op de inhoud van het FO en PvE. De behoefte aan flexibilisering verschilt echter per onderwijsinstelling en varieert zelfs binnen een onderwijsinstelling. Om deze reden heeft Hutspot voorgesteld een aantal scenario’s te ontwikkelen. De scenario’s, getypeerd door een viertal kleuren, zijn ontstaan vanuit de inventarisatie van een aantal praktijksituaties. De ontwikkelde scenario’s zijn representatief voor de meest onderscheidende flexibiliseringsmogelijkheden die denkbaar zijn voor een onderwijsinstelling. Ze maken het mogelijk om onderwijssituaties te abstraheren en verschillende niveaus van flexibilisering in organisatietermen door te vertalen. De scenario’s vormen een rode draad door het FO en PvE, maar vertegenwoordigen op geen enkele wijze modelscholen.

Offline en online samenwerken

Elk van de instelling vaardigde mensen af om te werken aan het FO en PvE. Om los te komen van het dagelijks werk bracht Hutspot de deelnemers samen in een aantal tweedaagse sessies. Tijdens deze sessies werd er concreet gewerkt aan opdrachten. Door als groep telkens twee dagen samen te zijn, werden ook de onderlinge relaties versterkt; wat uiteindelijk de kwaliteit van het werk ten goede kwam. Het werk dat de groep tijdens de sessies verrichte, vond plaats in Mediawiki. De wiki is vanwege zijn eenvoud een laagdrempelig middel om in samen te werken. Bovendien is een ieders werk voor de gehele groep inzichtelijk en kunnen aanpassingen direct worden verwerkt. Uiteraard moet een wiki goed geregisseerd en gestructureerd worden en moet er continu redactie plaatsvinden op de (ongebreidelde) input van de deelnemers aan de sessies, om de toegevoegde waarde te behouden. Dat zien wij als een belangrijk onderdeel van het begeleiden van dit traject.

Eindproducten

Het werk van de instellingen heeft een aantal eindproducten opgeleverd. In de eerste plaats natuurlijk de definitieve documentatie in de vorm van het FO en PvE.

Op basis van deze documentatie werd een verkenning in de markt georganiseerd zodat ook de kennis en ervaring van marktpartijen kon worden meegenomen. Om de inhoud goed en snel te kunnen overzien, werden het FO en PvE door Hutspot schematisch weergegeven in een overzichtsplaat.

De wiki waarin gedurende het traject werd gewerkt, toont naast de inhoud van het FO en PvE ook de oorspronkelijke Triple A basis en de manier waarop deze is uitgewerkt langs de vier scenario’s.

Vervolg

Het vervolg is erop gericht om vast te stellen of en zo ja in welke mate de op de markt beschikbare ICT-oplossingen aanleiding zijn om het FO (of gedeeltes daarvan) verder aan te scherpen. Hiervoor worden de komende tijd pilots ingericht waarbij combinaties van een instelling en een marktpartij samenwerken om systemen van de marktpartijen te testen. Het Ministerie van OCW heeft subsidie toegekend voor het aanpassen van het huidige FO op basis van de resultaten van dit vervolgtraject. Voor het uitvoeren van de pilots heeft Hutspot samen met de zes instellingen een protocol opgesteld om eenheid van uitvoering, uitwisselbaarheid en vergelijkbaarheid van gegevens te borgen. Tijdens de pilots vindt volgens de richtlijnen van dit protocol kennisuitwisseling plaats. Er wordt een drietal sessies georganiseerd waar alle deelnemende instellingen de mogelijkheid krijgen kennis te delen over het verloop van de pilots. Deze fysieke sessies zullen worden ondersteund door online tools waarin en waarmee de kennis bij elkaar wordt gebracht. Het ten uitvoer brengen van de pilots (wat in dit traject de verantwoordelijkheid en activiteit is van de onderwijsinstellingen en de leveranciers) en de doorvertaling van de resultaten uit de pilots, leiden vervolgens tot een onafhankelijk, in de praktijk getoetst en geactualiseerd FO Onderwijslogistiek.