Aanmelden in het mbo is versnipperd

Dit is één van de redenen om aan de slag te gaan met een voorziening centraal aanmelden. Iedere school heeft namelijk haar eigen aanmeldproces en systeem. Het gevolg is dat ‘aanmelden’ er op iedere school anders uitziet. Dat maakt het voor potentiële studenten niet makkelijk om zich aan te melden. Daarbij betekent het dat scholen allemaal zelf ondersteunende systemen (hebben) laten ontwikkelen en onderhouden. Zowel voor scholen als voor studenten is dat niet efficiënt.

Dit werkt al jaren zo. Maar de komst van de nieuwe wet op het toelatingsrecht (studenten die zich voor 1 april van het betreffende schooljaar aanmelden moeten in principe toegelaten worden) was aanleiding om het aanmeldproces in het mbo weer eens goed onder de loep te nemen. Alle systemen die het aanmeldproces ondersteunen zouden gewijzigd moeten worden om te zorgen dat het toelatingsrecht met de aanmelding ook administratief goed ondersteund wordt.

Behoefte aan inzicht in meervoudige aanmeldingen

De tweede reden voor Centraal Aanmelden in het mbo is het gebrek aan inzicht in meervoudige aanmeldingen. Er zijn veel studenten die zich bij meerdere mbo-scholen aanmelden, dat is bekend. Gemiddeld gaat iedere inschrijving gepaard met twee aanmeldingen. Maar scholen weten nu niet precies hoeveel van de aanmeldingen meervoudig zijn. En dus weten zij nu niet hoe groot de kans is dat een aanmelding leidt tot een student die straks daadwerkelijk onderwijs komt volgen. Dat heeft impact op de planning en bedrijfsvoering. Want hoeveel docenten heb je nodig, hoeveel lokalen en voor welke vakken?

Beide aanleidingen versterken de behoefte aan samenwerking. Dus hebben scholen, verenigd in saMBO-ICT, de handen ineen geslagen. Met de door saMBO-ICT geïntroduceerde leus ‘Aanmelden in het mbo doe je zo!’ onder de arm, zijn scholen samen aan de slag om te komen tot een centrale voorziening om het aanmeldproces te ondersteunen!

Wat de voorziening moet kunnen

In opdracht van saMBO-ICT is Hutspot aan de slag gegaan om te komen tot een functioneel Programma van Eisen. Hierin staat wat de voorziening moet kunnen. Een opdracht die goed bij Hutspot past! Want wij kennen het mbo en weten hoe we met veel partijen tot een gedragen resultaat kunnen komen. Met experts van geïnteresseerde scholen zijn eisen en wensen geïnventariseerd en met bestuurders zijn knopen doorgehakt. Over de strekking waren de experts het vaak eens, maar er waren ook verschillende wensen. Dat is niet gek, iedere school is anders.

Het doel voor studenten was in ieder geval helder: het moet eenduidig en eenvoudig. Studenten zijn gewend aan slimme digitale oplossingen. De voorziening moet op hun belevingswereld aansluiten.

Voor scholen is het belangrijk dat de voorziening gebruiksvriendelijk is en dat het ondersteuning biedt in de informatie-uitwisseling. Dat betekent dat de voorziening inzicht moet geven in meervoudige aanmeldingen. Het betekent ook dat de voorziening moet worden aangesloten op andere systemen. Zoals rondom het toelatingsrecht (voorziening vroegtijdig aanmelden) en DUO. Daarom is bij de ontwikkeling nauw met betrokken partijen (scholen, leveranciers, OCW en DUO) opgetrokken. Een succesvolle samenwerking! Want op deze manier kunnen alle partijen zich voorbereiden op de koppelingen tussen de verschillende systemen. Zo wordt een vlotte ontwikkeling en uitvoering bevorderd.

En nu? Door!

De functionele eisen liggen klaar. Alle scholen zijn het eens met deze basis en hebben ‘ja’ gezegd tegen aanbesteding en voorbereiding op de implementatie. Hutspot is gevraagd een actieve rol te spelen bij het voorbereiden van de scholen. De voorziening Centraal Aanmelden wordt gezien als de eerste stap. Het uitgangspunt is om de basis op orde te hebben en daarna stapje voor stapje uit te bouwen. Uiteindelijk is het de wens om het hele proces van aanmelden tot inschrijven te vereenvoudigen. Waarbij de diversiteit van de verschillende scholen ondersteund wordt en geen afbreuk wordt gedaan aan gebruiksgemak en eenduidigheid.

Functionaliteiten voorziening Centraal Aanmelden en andere relevante systemen