Proces naar resultaat
We wisten het eindpunt. Een gedragen en visueel strategisch plan. We zijn met post-its gaan uitstippelen binnen het verloop van een jaar wat de stappen zijn om tot resultaat te komen. Samen met de werkgroep, waarin een aantal schoolleiders, de bestuurder en de kwaliteitszorg medewerker vertegenwoordigd was. We hebben gekozen voor een aanpak, waarbij we steeds met de werkgroep inhoudelijk een stuk voorbereidden, dit naar het managementberaad brachten (waarin alle schoolleiders zitten) en hun voldoende houvast gaven om ook de inhoud en de feedback uit de verschillende scholen weer terug bij de werkgroep te laten komen. Kortom, een proces waarin de betrokkenheid en medezeggenschap vanuit de hele organisatie geborgd is.

Kenmerken van het traject waren:

• Alle medewerkers betrokken
• Heldere inhoud en vernieuwend op inhoud
• Visueel om het steeds samen concreet te maken
• Transparant in proces
• Gedragen naar eindresultaat 

Boerderijsessie: brede basis leggen
Samen met de werkgroep zijn we tot een plan gekomen om samen met het Management Beraad (MB) te dromen over de missie, visie en de kernwaarden. Door iedereen uit te vragen over zijn/haar droom, konden we deze dromen concreet visualiseren. Dat bood ruimte om te discussiëren over prioriteiten en het waarom van de organisatie. Deze hebben we aangescherpt met taal en leden van het MB hebben zelfs meegetekend aan de kernwaarden.

Van tekentafel naar een bruisende marktplaats
We trapten vervolgens het strategietraject af met alle medewerkers. Daar werd de onderwijsdag aan het begin van het schooljaar voor benut. Een perfecte gelegenheid om met iedereen in gesprek te komen. Met de werkgroep van de onderwijsdag zetten we een bruisende marktplaats neer waar iedereen in diverse werkvormen input kon geven aan de missie, visie en kernwaarden. 

Voorbeelden van werkvormen:

• Workshops sneltekenen van kernwaarden
• Kletspot met stevige stellingen gericht op de visie van Prisma
• Spookhuis waar ruimte was om zorgen en ‘spoken’ te delen
• Talkshow waar de bestuurders met medewerkers in gesprek gingen

We kwamen niet met een blanke canvas op de inhoud. In aanloop op de onderwijsdag hebben we de input uit de boerderijsessie gebruikt om te komen tot een conceptplaat voor de missie, visie en kernwaarden. Deze plaat vormde de basis voor de gesprekken op de marktplaats.

Strategisch plan met werkgroep schrijven
De input van de marktplaats op de onderwijsdag gebruikten we om samen met de werkgroep te bepalen waar de aandacht in het strategisch beleidsplan naartoe moest gaan. De punten die we op wilden oppakken in de komende vier jaar konden we onderverdelen in drie strategie pijlers. Na instemming van alle schoolleiders konden we aan de slag met schrijven. Hierbij gebruikten we een geleidelijke afbouw van rolverdeling en verantwoordelijkheid. We organiseerden een middag met Interne Begeleiders en schoolleiders om aan te scherpen wat we wilden bereiken op de verschillende strategie pijlers. De werkgroepleden waren onderverdeeld op thema’s en als hoeder van het onderwerp in gesprek met de scholen om de thema’s te laden. Uiteraard werd er meegetekend om steeds op inhoud terug te koppelen en toe te werken naar een gedragen beeld.

We faciliteerden stuctureel werksessies, waarin we de input verwerkten naar tekst op basis van de samengestelde beelden. We schreven een eerste aanzet voor de teksten van het beleidsplan, zodat we vervolgens de verantwoordelijkheid over konden dragen aan de werkgroep en wij meer konden tegenlezen op inhoud. 

Een resultaat om trots op te zijn!
Vanuit alle beelden en teksten hebben we een beleidsplan opgemaakt, waarin beeld en tekst elkaar perfect ondersteund. Maar we wilden verder gaan dan een pdf of geprint document. We hebben daarom een interactieve website gebouwd met het overzicht van de vier platen en beschrijvende inhoud erbij. In deze interactieve omgeving wordt je volledig door de verschillende onderdelen van de strategie begeleidt, waardoor voor verschillende doelgroepen de informatie aantrekkelijk gepresenteerd is.
Klik hier om de volledige omgeving te bekijken. 

Van strategisch plan naar schoolplan
En als dan alle strategische pijlers helder zijn voor de scholengroep gaat het werk voor de teams in de scholen beginnen. Zij kennen de inhoud al en konden daar gedurende het proces steeds input aan geven. Nu zijn de teams in de scholen aan zet om de strategische pijlers door te vertalen naar eigen doelstellingen. Om dit te ondersteunen is een google-docs omgeving ingericht, opgemaakt in de stijl van het strategisch beleidsplan, waar de teams dit schooljaar mee aan de slag kunnen. 

Stokje doorgegeven
Onze rol zit er voor ons op voor nu. We blijven in contact en betrokken en zullen ook een rol gaan spelen in de midterm evaluatie om te kijken hoever ze zijn en op welke onderdelen er extra aandacht mag liggen. Dank Prisma voor deze ontzettend leuke samenwerking!