Vorige case

Volgende case

Van impactanalyse tot implementatie nieuw SIS bij het GLU

In 2019 heeft het Grafisch Lyceum Utrecht (het GLU) Hutspot gevraagd om een impactanalyse van het systeemlandschap te doen. Hutspot is nog steeds betrokken bij het traject dat toen is ingezet: van impactanalyse naar implementatie van nieuw geïntegreerd Studenten Informatie Systeem (SIS).

Aanleiding

Onderwijs en onderwijsprocessen ontwikkelen zich door. Het systeemlandschap dat dit ondersteunt sloot niet goed meer aan. Het onderwijs was de systemen ontgroeid. Er waren verschillende systemen voor processen die in de praktijk niet goed op elkaar aansluiten. En mensen hanteerden de systemen ook op een eigen manier. Soms ontstond er zelfs schaduwadministratie omdat het systeem niet voldeed. Dat moet beter. Voor de student om beter inzicht te krijgen in diens schoolloopbaan. En voor teams en het bestuur om meer in control te zijn.

Stappen en rollen van Hutspot

Er zijn grote stappen gezet om te komen van impactanalyse tot implementatie. Hutspot is bij alle stappen in verschillende rollen betrokken geweest. Altijd met aandacht voor efficiëntie, draagvlak en samenwerking. 

Impactanalyse en besluit door CvB – Hutspot als adviseur

De eerste stap was de impactanalyse. Daarmee heeft Hutspot inzicht gegeven in concrete problemen, de aard en omvang van het probleem en natuurlijk de oplossing: de verschillende systemen te vervangen voor één geïntegreerde oplossing. Een collectieve basis voor alle teams. Op basis van MORA is bepaald wat binnen en wat buiten scope is voor de collectieve basis. De impactanalyse gaf de basis voor het CvB om te besluiten over te gaan tot systeemvervanging. 

Projectorganisatie neerzetten – Hutspot als adviseur

Hutspot heeft een projectorganisatie ontworpen en samen met het GLU vorm en inhoud gegeven. De projectorganisatie bestond uit een stuurgroep, projectleider en expertgroepen vanuit alle functionele disciplines van de school. Voorzitter en leden van de expertgroepen hebben mandaat wat zorgt voor slagkracht. Hutspot faciliteert de projectorganisatie met procesbegeleiding, voorbereiding van overleggen en besluitvorming. 

Ontwikkelen Programma van Eisen met draagvlak – Hutspot als projectleider

Met de projectorganisatie is gezorgd voor een programma van eisen. Met de verantwoordelijken en experts uit de hele organisatie is het Programma van Eisen tot stand gekomen. 

Aanbesteding Programma van Eisen – Hutspot als adviseur

Het Programma van Eisen is aanbesteed. Met de aanbesteding is gekozen voor Osiris. Hierin werd duidelijk dat de ondersteuning van de BPV-matching geen onderdeel kon zijn van het geïntegreerd systeem. Samen met het GLU is nagedacht over een passende aanvullende oplossing. 

Inrichtingsproces doorlopen – Hutspot als project assurance

Samen met Osiris en de projectorganisatie van het GLU is een inrichtingsproces doorgelopen. Het systeem is ingericht conform het Programma van Eisen en medewerkers zijn getraind. 

Implementatie systeem conform planning – Hutspot als projectleider

De grootste mijlpaal: de implementatie van het nieuwe SIS in februari 2023! In het proces van implementatie komt er veel op de school af. Het GLU heeft Hutspot gevraagd om in de laatste fase de rol van projectleider op te pakken zodat de expert(groepen) zich konden richten op de inbedding van het nieuwe systeem in de eigen processen en organisatie. In nauwe samenwerking is het gelukt de implementatie conform plan en planning te realiseren.

Sterk in samenwerking

De ontwikkeling door de jaren heen kenmerkt zich door de kracht van doelgerichte samenwerking. Tussen Hutspot en het GLU door de projectorganisatie in te richten, in stand te houden en daarin stevig samen te werken. En natuurlijk binnen het GLU. Het is een klus die de mensen van het GLU samen hebben geklaard. Ieder vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid, in gezamenlijkheid en onderlinge afstemming. 

Kracht van klein

Een project als dit is ingrijpend voor iedere organisatie. Maar in het bijzonder voor “een kleine” school. Met minder mensen en capaciteit moet er groots werk gedaan worden. En dat is gelukt! Met ook nog eens een vlotte doorlooptijd. Een vette mijlpaal om te vieren! 

Over tot de orde van de dag?

Niet helemaal. De implementatie is geweest. Vanaf februari 2023 werken medewerkers en studenten van het GLU met Osiris. Dat betekent niet dat het traject klaar is. Nu is het tijd voor: het gaan gebruiken, finetunen, evalueren en aanscherpen. 

Steeds meer onderwijsinstellingen nemen hun systeemlandschap onder de loep. En terecht! Ontwikkelingen als gepersonaliseerd en flexibel onderwijs kunnen we niet meer wegdenken. Systemen die dat kunnen ondersteunen zijn daarbij heel wenselijk. Hutspot kent het onderwijs, de processen én de systemen. Dus heb je een uitdaging? Bel ons

Met ons samenwerken?

Neem dan contact met ons op of kom eens langs

Je vindt ons hier

Coolsingel 104

3011 AG Rotterdam

Route beschrijving
Bel of mail ons
Lucienne Post 06-82343550
  • Lucienne Post 06-82343550
  • Eline de Haan 06-11355877
  • Tom Olsthoorn 06-20491381
  • Willem-Jan Swiebel 0638307081
  • Eric Jongepier 06-53375537
hallo@hutspot.nl