Aanmelden bij het mbo is uniform

Alle bekostigde mbo-scholen hebben eind 2018 het besluit genomen om de voorziening Centraal Aanmelden te realiseren. Door meerdere scholen is aangegeven dat dit gezien wordt als een eerste stap in een verdere ontwikkeling van collectieve ICT-oplossingen. Begin januari heeft Hutspot samen met 18 mbo-scholen een eerste verkenning uitgevoerd naar de doorontwikkeling van Centraal Aanmelden, gericht op het afhandelen van de aanmeldingen. Uit de verkenning is gebleken dat er sprake is van gelijksoortige, collectieve, opvattingen over het proces van het afhandelen van aanmeldingen. En tot op een zekere hoogte ook over de gewenste ondersteuning hierbij. Op basis van deze uitkomst hebben 14 scholen de handschoen opgepakt om de eerste uitwerking van een collectieve voorziening afhandelen aanmeldingen te gaan maken.

Onze aanpak

Samen met inhoudelijk experts van de scholen zijn we in drie werksessies van één dag aan de slag gegaan. Hierin zijn we gekomen tot een generieke beschrijving van het proces van het afhandelen van aanmeldingen, de informatievoorziening aan de aspirant-student en de systeemondersteuning voor de scholen. Dit is uitgewerkt tot een programma van eisen met een duidelijke scope en afbakening, overzichtelijke procesplaat en uitwerking in use cases. Hieronder wordt de aanpak verder toegelicht.

Stap 1: Loskomen van je organisatie

Stap 1 in de aanpak is om met de deelnemende scholen los te komen van de eigen organisatie en procesinrichting. Iedere instelling is vrij om het proces van de afhandeling van de aanmelding zelf vorm en inhoud te geven. De afhandeling krijgt per instelling (en mogelijk per opleiding), afhankelijk van nut en noodzaak, een eigen invulling. Daar kan per aspirant-student, indien daar aanleiding voor is, van worden afgeweken. Het is de kunst om verder te kijken dan je eigen neus lang is. Tijdens de uitwerking blijkt dat alle instellingen het afhandelen van de aanmelding doen aan de hand van vijf generiek te typeren activiteiten. Die activiteiten worden, al dan niet in combinatie, per opleiding vormgegeven. Deze activiteiten zijn:

• Aanvullende gegevens verzamelen
• Controleren toelaatbaarheid (wettelijke en aanvullende voorwaarden)
• Thuisactiviteiten verstrekken en beoordelen
• Schoolactiviteiten verstrekken en beoordelen
• Gesprekken plannen en vastleggen

Stap 2: De gebruiker(s) centraal

Stap 2 in de aanpak is om met de inhoudsexperts het proces Afhandelen Aanmeldingen vanuit het perspectief van alle betrokkenen/gebruikers te bekijken. Scholier, intaker/docent, teamleider, administratief medewerker, etc. Met iedere activiteit in het proces wordt informatie over de aspirant-student verzameld en door de instelling beoordeeld. Zo hebben we ontdekt dat er in het proces duidelijk gemaakt kan worden wie er aan zet is, de instelling of de aspirant-student. Het proces werd zo steeds meer gezien als een workflow. Zo is de ‘standaard workflow’ ontstaan waarlangs aanmeldingen worden afgehandeld.

Stap 3: Maximale flexibiliteit binnen vastgestelde kaders

In stap 3 hebben we gezocht naar maximale flexibiliteit binnen vastgestelde kaders. Zodat we kunnen komen tot een collectieve voorziening, die iedere school de ondersteuning kan bieden die nodig is om de eigen afhandeling van aanmeldingen te faciliteren. Sommige instellingen hanteren één ‘standaard workflow’ voor alle aanmeldingen. Bij andere instellingen zijn er meerdere “standaarden”, bijvoorbeeld per opleiding of cluster van opleidingen.

Bij ontvangst van een aanmelding, of tijdens de afhandeling ervan, kan aanleiding ontstaan om af te wijken van de ‘standaard workflow’. De instelling past de workflow dan aan op de specifieke situatie van de scholier. De workflow wordt ‘student specifiek’. Hierbij wordt nog steeds gebruik gemaakt van bovenstaande generieke activiteiten die vervolgens “op maat” worden ingevuld voor de betreffende scholier.

Stap 4: PvE & praatplaat

Stap 4 in de aanpak is gericht op het uitschrijven en aanscherpen van use cases. Dit zijn beschrijvingen van “wie” met het betreffende systeem “wat” kan doen. De uitkomsten van stap 1 t/m 4 vormen samen de eerste versie van het programma van eisen voor de voorziening Afhandelen Aanmeldingen. Het is met nadruk de eerste versie. Die is klaar. Maar de uitwerking van de voorziening AA is nog niet klaar. Het is “work-in-progress” met juist nog ruimte voor feedback en aanscherping door scholen die het concept omarmen en bij willen dragen aan een stap richting realisatie.

De 14 deelnemende instellingen staan achter de voorliggende denklijn voor de voorziening AA. Zij willen, samen met nog meer collega scholen, een volgende stap zetten. Omdat een beeld meer zegt dan 1.000 woorden heeft Hutspot, samen met Jeroen van der Liende (visuele communicatie) twee praatplaten gemaakt. De ene praatplaat schetst het toekomstperspectief voor collectieve ict-voorzieningen in het mbo.

De andere praatplaat visualiseert de essentie van de voorziening afhandelen aanmeldingen.

Beide praatplaten worden gebruikt door saMBO-ICT en de 14 betrokken instellingen om zowel in de eigen school, als breder in de sector, te vertellen over het initiatief voor een collectieve voorziening Afhandelen Aanmeldingen.

Draagvlak in de sector

Om draagvlak in de sector te peilen heeft Hutspot samen met saMBO-ICT een informatiebijeenkomst voor inhoudsexperts van alle mbo-scholen georganiseerd en een bestuurlijke verkenning uitgevoerd. De uitkomst is dat er draagvlak is voor het initiatief afhandelen aanmeldingen en er geen verklaarde tegenstanders zijn. Tegelijkertijd geven alle instellingen (om uiteenlopende redenen) aan dat ze (nog) niet in het stadium zijn om een beslissing te nemen over de realisatie van een collectieve voorziening Afhandelen Aanmeldingen. Alle partijen hebben positief gereageerd op het toekomstperspectief voor collectieve voorzieningen in het mbo. Dus dit initiatief wordt ongetwijfeld vervolgd!